＜お役立ち情報提供としての失敗談です。＞

 

 先日、クライアントさんから「印鑑は会社代表印ですか？当社○○（担当者）の認め印で良いのですか？」という質問を受けました。

 

それに対して、「どちらでも良さそうですが、会社代表印にしておけば無難なはずです」と回答してしまいました。

 

本来であれば、在ベトナム日本大使館などに電話して確認すべきであり、自分にも落ち度があったことを反省しております。

 

そのクライアントさんは担当者様の認め印を押して、ベトナムに郵送してしまいました。

 

そして、それではダメだということをベトナムのビザ申請代理店に指摘を受け、改めて大使館に電話して確認したところ、

 

「会社代表印でなければなりません」

 

と、教わりました。

 

けれど、受入責任者名は「代表取締役」でなく「担当者」で良いそうです。

もしかすると、どこかに説明がなされていて、自分が見落としていたのかもしれません。

けれど、少なくとも在ベトナム日本大使館のホームページで誓約書がダウンロードできるページには、そのような説明はなかったはずです。（あったら、スミマセン･･･）

 

このコロナ禍の入出国に関しては、外務省、厚労省、経産省、国土交通省、大使館などなど･･･

どこのホームページのどこを読めばよいのか分からず、ようやく探し当てたとしても、

次にまた必要になった時にどこで見つけたのか忘れてしまうということがしばしばあります。

（追加・更新・変更・削除も多いので混乱します。）

 

そのような状況なので、もし説明が書かれていたのだとしても、

見落とすことは想定してもらいたいです。

 

つまり、何が言いたいかというと、

代表印でなければダメなら「印」でなく「代表印」と書けばいいではないか！

という文句です。

 

現にクライアントさんにお詫びと共に説明するときに「受入責任者名が代表取締役の名前でないのにその隣に会社代表印を押すのですか？それならば、担当者名を代表取締役の名前に変えるべきですか？」と混乱され、「おっしゃっていることはごもっともだと思いますし、私も不可解ですが、なぜか受入責任者名は担当者名でよく印鑑は法人印でなければならないです」というやりとりがありました･･･。

 

おそらく、このことによってベトナムかタイに誓約書を2度送ることになった方たちは自分らだけではないはずです。

 

ベトナム人の若いスタッフとのやりとりにおいて、

日本語が間違っていたりとか、仕事をミスしても反省していれば穏便に済ませることが多いです。

 

けれど「ホスピタリティを持って取り組んでください」というのは繰り返し言い続けています。

 

こういった働き方を教わったのは、地方公共団体の外郭団体で中小企業支援の仕事をしていたときです。

色々な人たちがいて関わるのだから、あらゆることを想定した上で危険を予防し、かつ利便性を高める努力をする。

長々とした文章を書いても読まれないし、忘れられます。

 

ホスピタリティを高めてください、日本政府の方々。

 

以上、ベトナム人やタイ人をレジデンストラックで受入れ準備している方たち向けのお役立ち情報とグチでした。